רובנו מזדהים עם התחושה הזו: אנחנו עובדים קשה, עסוקים מהבוקר עד הערב, מתרוצצים בין משימות לפגישות ובסוף היום תוהים מה באמת עשינו. ככל שהדרישות עולות והקצב מתגבר, כך התחושה שלא הספקנו, שאנחנו לא מתקדמים לשום מקום, עולה. האם אנחנו באמת חייבים להתאמץ כל הזמן כדי להצליח? אולי אנחנו פשוט מתמקדים בדברים הלא נכונים.
העיקרון של פארטו או 80/20 בעולם הניהולי אומר בצורה פשוטה שחלק קטן מהמאמץ שלנו מוביל לרוב התוצאות. מה זה אומר על דרך הניהול שלנו? כדי להבין איך ליישם את זה בפועל שוחחנו עם לירון פורת, יועצת ארגונית ומלווה מנהלים בתהליכי שינוי, ששיתפה אותנו בגישה ששמה את הפוקוס על מה שבאמת חשוב.
מפתיע אבל – לפעמים פחות זה באמת יותר
עקרון 80/20 מביא אלינו את אחד הרעיונות הפשוטים והמהפכניים. הוא אומר ש-20% מהפעולות שאנחנו עושים הן אלו שמובילות ל-80% מהתוצאות שלנו. כלומר, לא כל מה שאנחנו עושים חשוב ומשפיע על התוצאות באותה מידה. אבל בעולם הניהולי, כשהכול דחוף, חשוב ונראה שהמנהלים אחראיים על הכול, קל להבדיל בין העומס לבין התרומה האמיתית.
מנהלים רבים נופלים במקום הזה. הם עסוקים מהבוקר עד הערב, עובדים על שלל משימות, מנסים לענות לכולם ובנוסף לכל אלה, הם גם פותרי הבעיות. אבל בסוף משהו תקוע. העבודה קשה אבל לא בטוח שהיא מתבצעת במקום ובדרך הנכונה.
מה קורה בשטח? עשייה רבה ומעט פוקוס
״אני רואה את זה בכל ארגון שאני מגיעה אליו״ אומרת פורת. ״מנהלים טובים, מסורים וחכמים, שמתפזרים בין משימות. הם מרגישים שאם הם לא יעשו את הכול בעצמם, משהו ייפול. אז הם נוגעים בהכול ולמרות זאת לא מצליחים להשפיע לעומק.״
לדברי פורת, הבעיה היא לא חוסר רצון, אלא הנחה סמויה שמנהל טוב הוא זה ששולט בהכול. כשאין סדרי עדיפויות ברורים, הקצב שואב את המנהלים וההשפעה הניהולית נחלשת. אז איך אפשר לזהות את ה-20% שבאמת עושים את ההבדל? ״זה לא קסם – זה תהליך.״ זה מתחיל בהבנת הפעולות שמייצרות אפקט אמיתי, שמקדמות את המטרות לעומת המשימות שמתבצעות רק מתוך הרגל. אלו השאלות שיש להעלות:
- אם היית צריך לבחור שלושה נושאים בלבד לטפל בהם, מהם היו?
- אילו משימות חוזרות על עצמן אבל לא באמת משפיעות על התמונה הגדולה?
- איפה אתה מרגיש שאתה עובד קשה אבל לא רואה את התוצאה בפועל?
כשהשאלות האלו מונחות על השולחן, אפשר להתחיל לעבוד, לדייק, לנהל נכון את הזמן ויותר מכך, להאציל סמכויות ולהתחיל לנהל מתוך בחירה ולא הרגל.
שינוי קטן יכול להוביל לתוצאה משמעותית
לרוב, כל מה שנדרש כדי לעשות שינוי הוא צעד קטן. דוגמה לכך היא של מנהל בדרג ביניים שבמשך שנים היה הראשון שהגיע למשרד והאחרון שעזב. הוא נגע בכל דבר ועדיין, לא הצליח להזיז תהליכים. בתהליך של ליווי אישי הוא החליט להתמקד בשלושה נושאים מרכזיים והתחיל לשחרר את השאר. הוא האציל סמכויות, קבע פגישות עבודה מסודרות במקום שיחות תחזוקה במסדרון ותוך חודשים התוצאה הייתה עלייה בתפוקה ובנוסף, הוא דיווח על תחושת הקלה.
במקרה אחר, מנהלת בכירה שהתקשתה להוביל שינוי ארגוני, למדה לשים בצד את הרעשים ושמה את המיקוד במקום שידעה שיש לה השפעה אמיתית. השינוי כלל התמקדות באיכות ולא בכמות העבודה. התוצאה – שביעות רצון והשגת יותר תוצאות.
להפסיק לרדוף ולהתחיל להוביל
אז למה אנחנו לא עושים את זה יותר? התשובה, כמו תמיד, מורכבת. לפעמים המנהלים מפחדים שיחשבו שהם לא מספיק עסוקים. תרבות שמודדת עשייה בשעות ולא בערך עלולה להוביל לכך. לעתים מדובר בדפוס פנימי ואמונה שמנהל טוב עושה את הכול בעצמו.
המציאות מוכיחה שמנהלים חזקים ומובילים הם אלו שממוקדים ויודעים במה לא להתעסק. אלו שמבינים שהדרך לצמיחה מקצועית עוברת בסדר עדיפויות, מובילים לקפיצת מדרגה אמיתית. דווקא כשמפסיקים להתעסק בהכול, אפשר להתחיל להנהיג בצורה עמוקה, חכמה וליצור צוות חזק.
לירון פורת מזמינה את המנהלים שמרגישים ש״הכול עליהם״ ושכבר כמעט קורסים מכל המשימות, לעצור רגע. לבדוק מה באמת חשוב, איפה הם משפיעים באמת ולהבדיל בין ה-20% שבאמת משפיעים ל-80% שלוקחים את הזמן. זה הזמן ללמוד יותר, לבנות צוותים ולספור תוצאות ולא שעות.